Usein kysyttyä

Lähtökohtaisesti työsähköpostiviestit ovat luottamuksellisia, mutta tiettyjen edellytysten täyttyessä työnantajalla saattaa olla oikeus näiden lukemiseen poissaolosi aikana. Tämän vuoksi on suositeltavaa sopia, miten menetellään sähköpostin luvun osalta esim. pidemmän sairauspoissaolon yhteydessä.

Työnantajan oikeus hakea esille ja avata työntekijän sähköpostiviestejä ei koskaan koske yksityisiä viestejä, eikä työnantajalla ole koskaan oikeutta lukea sähköpostiviestejäsi ollessasi paikalla. Tietoja saa hakea vain sellaisista työntekijän sähköpostiviesteistä, jotka ovat tulleet työntekijälle sen jälkeen, kun tämän poissaolo on alkanut sekä välittömästi ennen työntekijän poissaoloa lähettämistä tai vastaanottamista viesteistä.

Mikäli työntekijän suostumusta sähköpostien lukemiseen ei ole saatu etukäteen, työnantajalla on oikeus tietyin edellytyksin tarkastaa liiketoimintaansa liittyvät viestit työntekijän poissaolon aikana, jos tiedonsaanti on välttämätöntä työnantajan toimintaan liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojen turvaamiseksi (eikä näitä tietoja saada muutoin selville). Lisäksi työnantajan on tullut huolehtia työntekijän sähköpostiviestinnän suojaamiseksi tarpeellisista toimenpiteistä, kuten sähköpostijärjestelmän automaattisesta vastaustoiminnosta tai mahdollisuudesta ohjata työntekijälle tulevat viestit työnantajan hyväksymään toiseen osoitteeseen.

Ennen sähköpostiviestin lukemista on pyrittävä saamaan yhteys työntekijään tai viestin lähettäjään, ja saamaan tätä kautta tieto viestin sisällöstä. Mikäli tämä ei ole mahdollista, työnantaja voi avata viestin. Viestin avaamisesta on laadittava selvitys, joka on toimitettava työntekijälle.